弊社は10月が年度末。
この時期になると今期の経理処理と来期に向けての準備を同時に進めることになります。
私は財務諸表を作るにあたって以下の手順を踏んでいます。
- データソース整理(レシート、領収書、収支報告書など)
- Excelのシートに入力
- 「弥生会計」というソフトウエアに入力
- 税理士へ「弥生会計」のファイルを提出
- 税理士から修正依頼、質問をうけ対応する
- 「弥生会計」に反映させて再提出
- 必要に応じて5〜6を繰り返す
私にとってもキモは2の「Excelのシートに入力」です。
来期の予算や計画を考えるときに、その考え方に基づいてExcelシートを作成していきます。
起業1年目の時に作ったシートはこんな感じ。
それぞれの項目での小遣い帳のような記録をしていました。
まさにバージョン1、です(^^)
弥生会計に入力するときはこの項目ごとに記録していけばいいので、ある意味楽だったのです。
仕事がまだ立ち上がっておらず項目も少ないときはこれでもまあ状況は把握できます。
ところが物件を預かるようになって、いろいろな資産の動きがでてくると、PL状況やハウスの運営状況、かけている経費の状況など、いろいろ見たくなる項目が出てくるんですね。
そこで3期目に入るときにシートを大幅に改訂しました。
各シェアハウスの運営状況が自動的に計算されるように、売上や経費の内容を反映させるようにしました。
(すみません、数値はさすがにお見せできないので(^^))
これがバージョン2
この後、4期目、5期目そして今の6期目に至って入力項目、管理項目が増えてきたのでシートも増え複雑化してきました。
第3期がバージョン2.0、第4期がバージョン2.1 第5期がバージョン2.2、第6期がバージョン2.3となります。
3年もやっていると事業内容も変わってきます。
事業が拡がるに連れ入力しづらいシートになってきました。
それは、入力している内容が「結果」として出てくる金額ばかりだったからです。
本来金額は「結果」であって、その「結果」を生むのは他のパラメータです。
入居者の利用日数、利用人数、1人あたりの単価といったように。
予算作るときも、経費の前提は、1人あたりいくらにしてそれが何人だからといった置き方をします。
今のシートではシェアハウスの利用状況とPLが横並びにできなかったんですね。
そこで来期第7期では、入力内容がより現場オペレーションに近いパラメーターになるようにしようと改訂中。
今度はバージョン3です。
各部屋ごとの利用状況を入力することで自動的に売上がでて、シェアハウスごとの運営状況に反映されるようになります。
経費についてはバージョン2のフォーマットを活用しつつ、入力しやすいように項目、シート区分を改訂していきます。
セミナーも参加人数を入力することで、売上、講師への支払いなどが自動的に計算され、セミナーによる収支状況も同時にみることができます。
そして、この後弥生会計に入力するときに入力しやすいようなレイアウトに改訂。
バージョン2ではシートが複雑になって単純に作業をしにくいところがありました。
今度は半日もかけずに入力が終わらせられるようなレイアウトにしてみます。
このExcelのシート作りに着手したのですが、なかなか細かい作業もあり時間がかかります(^^)
でもこれをやると自分の事業の流れがよく見えてくるので、やり始めると結構集中できるんですね。
昨夜も気がついたら夜中になっていました。
自分の手を動かすことでわかること、見えることはまだまだたくさんあります。
もうすぐで第6期も終了。
来期に向けて考えを巡らせることができることができるのは幸せです(^^)
第6期の振り返りはまた別途!