昨年の10月末で10期目の決算を終え、11期目もはや6ヶ月経とうとしています。
前々からこの「10期」で気になっていたのが、「役員の改選」。
株式会社の場合、取締役の任期は2年と定められています。ただし非上場会社の場合、定款や株主総会の決議で最大10年まで延期することができます。
弊社も起業時に定款で5年と定めていたのですが、5期目の株主総会で10年に延期する決議を採択し、任期は10年となっています。
10年過ぎても同じ人が継続して任につくのであれば、「重任」となり、間をあけて任に付く場合は「再任」になるんだとか。
設立が2014年7月だからそこまでに決めればいいのかな、なんて思っていて何気なく定款を確認してみたら・・・
(取締役の任期)
第24条 取締役の任期は,選任後5年以内(その後10年に改訂)に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時株主総会の終結時までとする。
選任後10年以内に終了する事業年度、は2023年10月期。
それに関する定時株主総会は2024年1月。お〜〜、過ぎてる!
通常は、新しい役人が選任されたら、「2週間以内」に届け出なければならず、場合によっては最大100万円までの科料を課されることがあるといいます。
ひえ〜、そんな額を課されたら弊社は大ピンチ^^;;
こりゃいかん、ということで法務局に電話。応対してくれた方は親切に対応してくれて、申請書の書き方から必要書類について説明してくれました。
ただ、法務局にて相談窓口もあるということで、日を改めて伺うことにしました。
法務局では相談窓口で親切に対応してくれました。
・代表取締役が退任しても、後任がいなければその任を引き続き担わないとならない。
・代表取締役が退任したあと、引き続き任に当たることは決めていたんですよね?(はい!)
・株主総会の議事録にその旨記載がされていれば、提出が遅れても申請を受理してもらえます。(ただし2年以内)
申請書の書き方も教えてもらえたので、さっそく近くのカフェにて書類作成。
作成した書類は、ファミリーマートのネットワークプリントのサービスを使って印刷。
「よっしゃ!」と思ったが書類を留めるホッチキスがない!
ダメ元でファミリーマートのアルバイトの店員さんにお願いしたら、ニコニコして「はい(^^)」と貸してくれた。(あなたは天使だ!)
会社の実印は持っていたので、再び法務局に歩いて向かい収入印紙10,000円を貼って無事提出。
いやはや、役員重任の登記申請完了です^^;;
必要書類は以下の通り
・株式会社登記変更申請書(収入印紙10,000円)
・定期株主総会議事録
・その株主総会の株主リスト
・就任受諾書(就任者の実印の捺印)
・就任者の印鑑証明書
なお、株主会議議事録に重任する役員が就任を受諾することが記載されていれば、就任受諾書と印鑑証明書は不要です。
なお、登記変更申請書の書式は法務局より以下のURLにリストされています。
法務局の人がいうには「10年たって役員改選の登記がない場合は、さらに2年待って、それでも登記がない場合は、”会社が継続しているのか”という確認の書類を送る」のだそう。
つまり、幽霊会社になっていないかを登記という手続きで確認しているんですね。