シンポジウムと聞くと何を想像するでしょうか。
偉い人や有名な人がきて、展示会、発表会みたいことをやっている・・・
私もそんなレベルです^^;;
今お手伝いさせていただいている医療DXのお仕事で、先日所属先が主催するシンポジウムが開催され、そのスタッフとして関わらせていただきました。
シンポジウムはこちら。
発表する先生方も、最先端の内容を盛り込みデモや資料の準備をするという大変な作業がありますが、こちら裏方もなかなか大変であることを、垣間見させてもらいました。
事前準備では
・発表者（かなり高名な先生ばかり・・・）の先生方に資料の準備と提供をお願い
・展示についても展示品の準備、必要な機材リストの提供をお願い
・会場選び
・会場と段取り設定
・募集活動：募集サイトの作成、公開、広報、集計、名簿作成
・役割分担決め
・備品の調達（細々としたものがた〜くさんあるんです）
などなど・・・
公共機関なので、調達は入札制度だから手続きが大変。
ちょっとECサイトでぽち、というわけにはいきません。
私が文字にすると軽く見られてしまう懸念がありますが、ここに書ききれないた〜くさんのことをやっていました。
そして迎えた当日。
私も朝みなさんと同じタイミングに会場に到着。
何年ぶりか忘れるくらい久しぶりのスーツを着用。
午前中は会場のセッティングからです。ネームプレート、名札、配布資料などをセッティングします。
会場が大きく3部屋あり、それぞれの部屋をいったりきたり。
リハーサルで進行をチェック。
そうこうしているうちに受付が始まりました。
会場には200人超の人がやってくるので、出席を確認しながら受付するのもなかなかです。
こういうときは本来の流れでない出来事も起こるわけで（たとえば、登録申請していないのに来ちゃった、とか）、イレギュラーな出来事の対応力が現場では問われます^^;;
私は会場セッティング、リハーサルでの出演者役、第2部会場のセッティングと受付、第1部でのカメラマン（交代制）、第2部での各展示場所での進行をやらせてもらいました。
ほぼ私は当日のみの対応でしたが、いたるところに同僚たちの細やかな準備がされていたことを感じられました。
「つかわないかもしれないけど」という注釈付きですが、万が一発生したときの備え、というのがなかなか手厚かったし、実際にやっぱり役に立ったんですよね。
私は皆さんに比べれば行動量が少なかったと思いますが、それでも朝9時から夜8時までやって帰宅するとだいぶ疲れてました^^;;
ケータリングで余ったおかずをいただいてきましたが、ぐったり来ていたので1人打ち上げ。
平日でしたが、飲んでしまいました^^;;
いや〜私でさえこんなんだったんだから、みんな大変だったろうなぁ。。。
大きなイベントの裏では、縁の下の力持ちがた〜くさんいる、という体験をさせていただきました(^^)
