先日お伝えしたように10月末が期末なので、いろいろと決算処理をしなくてはなりません。
会社構成人員が1名の極小企業である弊社は担当制がひけないので、今日は1日経理のおじさんとなってひたすら電卓とエクセルとレシートと戦うのです。
営業も戦略会議もやりません。
ひたすら入力するのです！
まだ未入力項目はあるのですが、ざっくり今年はさすがに黒字になりそうです。
頑張りましました(^^)
既存の3棟の運営以外に今年度は運営開始して終了という短い期間の運営に携わった案件が2件ありました。
案件ごとに入力したら自動的に収支がでるようにエクセルでまとめてあるのですが、これら2件の収益がなかったとしても黒字になりそうな感じです。
昨年11月の年度開始以来、いくつか改善をしてきたことが結果につながったようです。
私のような極小企業の場合、決算にあたっては以下の手順で進めていきます。
- 売上と経費の記録を集める
- 集めた記録を整理してデジタル化する
- 整理した記録を仕訳し会計ソフトに入力する
- 会計ソフトへの入力内容を確認、必要に応じて修正する
- 財務諸表のまとめて納税額を確定する
- 納税する
1. 売上と経費の記録を集める
まず元になるデータをかき集めます（笑）
売上記録だったら請求書、入金知らせ、口座の通帳など。
経費だったら、レシート、記録したメモ帳、請求書、お知らせメールなど。
元になるデータがないと始まりません(^^)
普段からまとめておくようにすると、このときに「探す労力」をかなり削減できます。
2. 集めた記録を整理してデジタル化する
最近はほとんど会計ソフトで財務諸表を作ることになるので、持っている情報を「デジタル化」する作業が必要です。
最近ではfreeeのような画像を取り込んでテキスト化させるようなアプリも出てきています。
私はエクセルで自分が整理するためのファイルを作成して、入力すると自分がほしい計算結果がでるように計算式を埋め込んでいます。
水道光熱費の請求日と会計の締め日は一致しないことが多いです。
そういったずれを自動的に調整して運営業務の実態が見えるようにしたり。
いろいろな角度でデータを見ていたいのでアウトプットの書式がいろいろあります。
これが会計ソフトだけではできないこと。
自分オリジナルの管理ができるのです。管理会計、ですね。
3. 整理した記録を仕訳し会計ソフトに入力する
財務諸表を作るのに会計ソフトに入力する必要があります。
仕訳とは、お金や資産のやり取りを会計ルールに反って記録することをいいます。
たとえば売上100円が現金で入ってきたとします。すると、
現金 100円 ｜ 売上 100円
とわけられます。
この現金の中から50円使ってノートを買いました。すると
消耗品費 50円 ｜ 現金 50円
をわけられます。
現金を見ると左に100円、右に50円で相殺すると左側に50円残ることがわかります。
こんなことを積み重ねていくのが仕訳です。
そのためにはちょっと簿記の知識が必要です。
私は会社を辞める直前に簿記2級を取得したので、ある程度の仕訳はできるようになりました。
私の場合エクセルで整理したデータを会計ソフトに入力します。
4. 会計ソフトへの入力内容を確認、必要に応じて修正する
ここの確認作業から税理士さんや第三者の人が必要です。
なぜなら入力ミスや漏れを確認するのは、専門家か第三者でないと機能しないからです。
私もここの工程から税理士さんにお願いしています。
5.~ 6. 財務諸表のまとめて納税額を確定する 〜 納税する
税理士さんが財務諸表をまとめて納税額を算出し、税務署に提出する書類を作成してくれます。
提出する決算書に、第三者である税理士さんの確認サインがあることで、その決算書の信用度があがります。
「粉飾していませんよー」ということですね。
私の場合はだいたい決算日からだいたい1.5〜2ヶ月でここまでのプロセスとなります。
先程示した決算手順を再掲しますね。
- 売上と経費の記録を集める
- 集めた記録を整理してデジタル化する
- 整理した記録を仕訳し会計ソフトに入力する
- 会計ソフトへの入力内容を確認、必要に応じて修正する
- 財務諸表のまとめて納税額を確定する
- 納税する
私は1.〜3.、6.を自分でやって、4.、5.を税理士さんにお願いしています。
人によっては1.も自分でままならず頭抱えている人も少なくないでしょうね(^^)
まず情報がないと話しにならないので、
- レシートは決まった箱にいつもいれるようにする
- なにかお金や資産のやり取りがあったらメモを残す
といったことを心がけると後々困ることが減ります。
また、起業される方は簿記の勉強をやっておくことをおすすめします。
「お金のことはわからないから誰かにまかせればいいや」と思っている人！
任せるということはそこですでにコストが発生しますね。
規模がある程度あればいいですが、始めたばかりの時はそんな余裕はないはず。
それに任せた途端に自分の関心が薄れます。
事業がどうなっているのかを把握する力を持つという意味でも簿記の知識は不可欠といっていいくらいです。
私の事業の場合、そのレベルのリテラシーではありますが、それでも小さい規模ながらなんとか回っているのは簿記の知識で財務諸表を自分である程度作ることができるようになり、いろいろな活動に反映できているからだと思っています。
いわゆる「放漫経営」にならずに済んでいる、ということです(^^)
それから私は独自で管理するエクセルシートを活用していますが、毎年その内容は少しずつ変わってます。
なぜかというと、「どういうことを自分で見ておきたいか、管理したいか」という点が変わってくるからです。
管理項目が変われば、まとめ方も変わります。
なので、次年度のエクセルシートの土台を作るのは実は楽しみのひとつなんです。
それって事業計画と直結するんです。
今年度はこういうことやっていきたい、とか、こういうところをセーブしておこう、とか。
ということで今月11月は経理のおじさんからのスタートです(^^)
